Büyük, kurumsal yapının satış ekibinde ciddi bir motivasyon sorunu başlamıştı. Şirket satış hedeflerini yakalamakta, satış elemanları sahada istedikleri kadar zaman ayırmakta zorlanmaktaydı. Ofiste fazla zaman geçirmek durumunda kalmaktan şikayetçiydiler. Bu kısmen bazı değerli elemanların kaybedilmesine de neden olmuştu.
Motivasyon kaybı nedenli işten ayrılmalar başlamış ve üstelik hızlanmakta idi. Bizden önce ünlü birkaç global danışmanlık şirketi ile çalışılmış yapılan değerlendirme ve öneriler satış ekibininden ciddi tepkiler almıştı. Şirket yönetimi konunun uygulama ağırlıklı bir konu olması, b,z,m Çalıştay™ uzmanlığımız ve uygulama odaklı yaklaşımımız nedeniyle bizimle çalışmaya karar verdi.
Satış ekibi sahada bayi ziyaretlerine, sadece ayda bir hafta ile 10 gün arasında zaman ayırabilir hale gelmişti. Ay başı yönetim raporları, bölgesel değerlendirmeler ve planlamalarla, ay sonu kapatma ve eksik giderme ile geçmekteydi.
Çünkü şirket yıllar içinde ciddi ve kapsamlı bir dijital dönüşüm sürecinden geçmişti. Ancak ihtiyaçlar doğrultusunda oluşmuş mali, sipariş yönetimi, planlama ve lojistik süreçleri gelinen noktada satış ekibinin ofisteki iş yoğunluğunu çok fazla artırmıştı. Satış ekibi sahada bayi ziyaretlerine, sadece ayda bir hafta ile 10 gün arasında zaman ayırabilir hale gelmişti. Ay başı yönetim raporları, bölgesel değerlendirmeler ve planlamalarla, ay sonu kapatma ve eksik giderme ile geçmekteydi.
Satış elemanlarının daha fazla sahada olmasını sağlamak için satış elemanlarının iş yükünü analiz etmek ve durumu değiştirmek için bir yöntem tasarlanmalı, çözüm yöntemleri bulunmalıydı. Satış sürecindeki ofis işleri gerçekten gereksiz miydi? Hangileri ve neden? Bu durum değiştirilebilir miydi? Nasıl?
Geliştirdiğimiz analiz yöntemiyle, satış sürecini her yönüyle inceledik; süreçteki zorlukları, zaman kullanımını, yaşadıkları stresi en baştan sona kadar modelledik. Böylelikle sorunlar net olarak görülür hale geldi. Bu sorunların zorluk ve stres düzeyini de modellemek için bir ölçeklendirme çalışması geliştirdik.
Çözümleri satış ekibinin büyük kısmını ve ilgili etkilenen tüm birimleri sürece katarak geliştirdik. Dikkati çeken, çok enerji alıp-stres yaratan toplamda 1 hafta kadar zaman alan ofis işinin amaçlarını gözden geçirerek, bunların yapılış şekil/süreç/adresini değiştirerek ekibin daha çok saha da olmasını sağladık.
Satış sürecinden kampanyalara, bölge yönetimine, raporlamaya, kampanya yönetimine, özlük haklarına kadar pek çok noktada iyileştirmeler sağlandı. Satış ekibi daha çok sahaya zaman ayırabilir hale geldi.
Çalışmanın başarısı motivasyonu büyük oranda arttırdı ve iş bağlılığında da büyük bir yükselme oldu. Takip eden yıl şirket satışları hızlanarak artmaya devam etti.
Çalışmanın başarısı nedeniyle ikinci dönemde proje sürdü ve bu sefer yazılım ağırlıklı iyileştirmeler öne çıktı. İlk yılki çalışmalara göre çok daha zor konularda mesafe almak kolay oldu. İkinci aşamada daha yaratıcı öneriler ortaya çıktı.
Şirket bu çalışma sürecinin etkinliğini görerek, şirketin dijitalleştirme önceliklerinin daha sistemli ele alınabilmesi için kritk departmanlarda, dijitalleşme ihtiyaçlarını bütünsel olarak değerlendiren ve önceliklendiren birer sistem analistliği kadrosu oluşturdu.