“Alırken kazanmak” iş hayatında temel bir prensiptir. Ancak bazı sektörlerde satın alma yapısının etkinlik ve hızı, iş sonuçlarında sürdürülebilir başarı için çok daha hayatidir. Günümüzde hala e-posta, telefon konuşmaları, whatsapp mesajlaşmaları ile taleplerin ve fiyat tekliflerinin alındığı yapıları (çeşitli nedenlerle) aşamayan çok sayıda ciddi firma ve sektör söz konusudur. Böyle yapılarda satınalma pek çok noktadan yapılır, şeffaflık ve hesap verilebilirlik sorunları da sürüp gider.
Oysa günümüzde iletişimi minimize eden, şeffaflaştıran, veri tabanlarının daha etkin kullanıldığı, taleplerin daha kolay toplandığı, tedarikçilerin de kolay sürece dahil olabildiği bulut bazlı yazılım uygulamalarına ihtiyaç çok artmış durumdadır. Üstelik makul bir sistem analizi çalışması ile de gereklerin hayata geçmesi mümkündür. Bu aynı zamanda muhasebe ile ilgili süreçlerin hızlanıp, çevikleşmesi, nakit akışı planlama ve bütçe uygulamalarının etkinleşmesi açısından da önemli bir gereklilikdir.
Çok noktadan taleplerin geldiği, onay mekanizmalarının karışık, lokasyon, tedarikçi ve fiyat çeşitliliğinin çok olduğu bir durum söz konusu idi. Satınalma ekibi diğer birimlerin adete sekreterliğini yapar durumdaydı. Sektörel alışkanlıklar ile teknik ve operasyon birimini satınalmanın üzerinde görüyordu. Oysa oyunun kuralını koymak için şartname yazmak yeterli idi, ancak onlar bunu bir hiyerarşi ile yönetme alışkanlığını sorgulamadan sürdürmekteydiler.
Sürekli zaman baskısı altında çalışan satınalma biriminin fiyatlar ve tedarikçiler üzerinde bir kontrolü yoktu. Halen pekçok sektördeki işleyiş sektörel alışkanlıklar nedeniyle burada uygulanamazdı. Onlara bypass edilemeyecek, çok kullanıcı dostu, akışkan bir dijital süreç oluşturmak değişim için tek yoldu!
Ciddi bir ERP yatırımı yapılmış olmasına karşın, mal kabul ve faturalama süreçlerinde de pek çok hata ve gecikme yaşanmaktaydı. Bu durum bile organizasyonu konfor alanından çıkması için yeterli olmamıştı. Faturalar sisteme alt toplamla giriliyor, malzeme fiyatları ile ilgili trendler analiz edilemez durumdaydı.
Yapıyı dönüştürmek için gerekli iki sistemden birisi satınalma, diğeri safety management süreçleriydi. Durum analiz aşamasında her iki süreçle ilgili ideal işleyişleri tasarladık. Hatta satınalmayı önceleyerek 4 ay içinde her iki süreci de ekranlar ve raporlamalar, gerekli veritabanı dahil tasarladık.
Artık şirketin satınalma sürecinde tüm iletişimi kolaylaştıracak, tüm işlemlerin dijital olarak yapılacağı, tüm ürün, fiyat ve tedarikçi bilgilerinin veri tabanında olduğu bir sistem tasarlanmış oldu. Yazılımın cazibesi ile şirketin yazılım tedarikçisi firma sembolik bir bedel ile yazılımı gerçekleştirmeye aday oldu.
Satın alma sürecini dijitalleştirerek, tüm şirket eposta ve whatsapp mesajlarından kurtuldu. Tasarımın gücü ile şimdi kimsenin başka ortamdan taleplerin yönetilmesinin düşünülmeyeceği bir yapı oluştu. Tedarikçilerin de sistem çok kolay katıldığı, veri girdiği yapı sayesinde, satınalma sadece süreci yönetir hale geldi. Onay süreçleri şeffaflaştı, daha çok tedarikçiden hızlı ve kolay teklif toplar ve değerlendirir hale gelindi. Doğal olarak böyle bir süreç sonucunda şirket satınalma sistemi üzerinden gerçekleştirdiği alımlarda fiyat artışı, genel fiyat artışlarının yarısı düzeyine geldi.
Satınalmanın organizasyondaki yeri ve etkinliği arttı. Şeffaflık ve hesap verilebilirlik, bütçe bazlı takipler de mümkün hale geldi. Bu rasyonel organizasyona geçiş için büyük bir adımdı. Bu yazılımı yazan firma daha sonra pekçok sektöre bu yaklaşımı uyarladı. Dolayısı ile Türkiye açısından da büyük bir başarı hikayesi oluşturmuş olduk.