Ortak hizmet (shared services management) yaklaşımı özellikle Amerika’da sinerji ve sağlanan, yaygın kullanılan önemli bir inisiyatiftir. Bu konuda düzenli yıllık kongreler olur.
Ülkemizde bu konuda fikirler teoriye uygun ele alınmadığı için gelişip yaygınlaşamıyor. Hemen satın almada ortaklaşmaya gidilmesi, nitelikli uzmanlık biriktirme gibi orta-uzun vadeli amaçların olmaması birlikte iş yapma kültürünün gelişip, sinerji yaratılmasına neden oluyor.
Ortak iş yapmanın zorlukları da ortaya çıkınca, bunları çözüp aşmak yerine altın yumurtlayan tavuk erken kesilmektedir. Oysa işbirliğinin amaç ve hedefleri doğrultusunda yapı ve süreçler geliştirilerek işbirliği derinleştirilerek sinerji elde edilebileceği unutulmamalıdır.
Firmalar arasında kaynak kullanım verimini ve uzmanlaşmayı artıran ortak hizmet organizasyonu, kurulduktan sonra önemli bir miktarda parasal tasarruf sağlamıştı.
Ancak zaman geçmiş, 2 yıl sonunda üyelerin isteği azalmış, işleyişte sorunlar ve memnuniyetsizlikler baş göstermeye başlamıştı. Üstelik teoride en çok önem verilen uzmanlık paylaşımı konusu da çok öne çıkmamıştı.
Artık birlikteliğin sinerjisi fark edilmemeye başlamış, firmalar bireysel ilerlemeyi daha kolay olarak görmeye başlamıştı. Ancak çok net olmasa dahi, yapılabilecek çok ortak iş vardı. Bu fırsatların fark edilmesi ve iman tazelenmesi gerekiyordu.
Ortak hizmet işleyişte yaşanan zorluk-sorunlar ve firmalar arası olası sinerji alanları bir dizi ÇalıştayTM aracılığı ile sorgulandı, incelendi ve modellendi.
İlk sağlanandan çok daha fazla tasarruf olanaklarının mümkün olduğu ortaya çıktı. İşleyişte sorunlar yaşanmaması için süreç ve organizasyonda neler yapılması gerektiği konuşuldu. Bunlar tüm üst yönetim için referans oluşturulacak bir dokümana dönüştürüldü.
Sağlanan iyileştirme ile organizasyon ivme sağladı ve gelişti, yeni tasarruf projeleri mümkün oldu.
Ortak hizmet birimi bu çalışma sonrası güçlendi, takip eden yıllarda etkinliğini değişik yapılara dönüştürerek uygulama sürdü, tasarruf ve sinerji sağlamaya devam etti.