STK’larda Toplam Kalite Çalıştay™ Uygulaması
Amaç
Yüzyılda önemi ortaya çıkan Sivil Toplum Kuruluşlarının yönetsel etkinliği için deneyimli kişileri bir araya getirmek ve bu deneyimlerden sentezler oluşturmak istedik.
Çalıştay™ Uygulaması, STK’ların etkinliği açısından önemli konuların irdelenmesi, çözüm önerileri ortaya konması için ortam ve yöntem sağlayacaktır. Bu doğrultuda Çalıştay™ Uygulamasının amacı STK’ların etkinliğini arttırmak için
- paydaşların katılımı ile bilgi alışveriş platformları oluşturmak
- ve bu platformlarda, uygulamaların paylaşımını,
- bireysel çabaların ortaya konmasını
- problem alanlarında çözüm arayışlarının desteklemesini sağlamaktır.
Böylece kalite bilincinin ülke çapında yaygınlaştırılmasını hedefleyen Ulusal Kalite Hareketine de katkıda bulunulacaktır.
Liderlik
1) Geleneksel kültürel yapının getirdiği sınırlamaların aşılabilmesi için sırası ile,
- İş yapana yüklenme alışkanlığı
- Üye profilinin profesyonelce çalışma alışkanlık, becerisinin olmaması
- Üyelerin modern yönetim tekniklerini bilmemesi faktörlerinin akılda tutulması,
- Modern yönetim tekniklerinin etkin uygulanabilmesi için lider adaylarının oluşturulması ve desteklenmesi gerektiği,
- Ekip çalışmasını özendirici önlemler tasarlanmasının önemi,
- Sonuçların etkili duyurulması için üniversite ve medya ile işbirliği gereği vurgulanmıştır.
2)Eğitim sisteminin neden olduğu olumsuzlukların aşılması için sırası ile,
- Liderlik potansiyeli olan üyelerin örnek model görememeleri
- Yatay örgütlenme uygulamaları konusunda başarılı örneklerin olmaması
- Eğitim sistemimizde STK ve liderlik kavramlarının üzerinde hiç durulmaması faktörlerinin akılda tutulması,
- Gençlere STK’larda, yönetim kurulu üyeliği dahil önemli sorumluluklar verilmesi,
- STK’ların ihtiyaç duyduğu profilde kişilerin yetiştirilmesi için programlar düzenlenmesi,
- Yatay ve proje bazlı örgütlenmenin uygulamaya alınması konuları öne çıkmıştır.
3)Toplumsal değer erozyonu ve sosyal kirlilik olgusunun neden olduğu olumsuzlukların aşılması için ise,
- Olumsuz olan sonuçları kabul etme, açıklama konusunda aşırı hassasiyet gösterilmesi,
- Paylaşımın denildiği kadar kolay yapılamayan, büyük erdem gerektiren bir husus olması,
- Denetimin bir güvensizlik gösterisi olarak algılanması faktörlerinin akılda tutulması,
- Yazılı eylem planları ile çalışılması,
- Sivil toplum örgütlerinin bir araya gelerek STK kültürü bildirgesi oluşturması,
- STK’larında bağımsız denetim hizmetlerinden yararlanması konuları öne çıkmıştır.
Misyon - Vizyon - Strateji
Misyonun işlevi ışığında her sivil toplum kuruluşunun misyonunun iki bölümü olduğu ortaya çıkmıştır :
1) İlki sivil toplum kuruluşlarının toplum içindeki misyonunu vurgulayan kısmıdır.
Bu hangi konuya odaklanmış olursa olsun her sivil toplum kuruluşunun ortak misyonudur : “toplumun kendi sorunlarına sahip çıkması ve bunların çözümünde aktif rol alması !”. Keza yapılan çalışma sırasında STK’ların toplumdan yeteri kadar destek almadığı ve STK’ların işlevinin Türk Toplumu içinde tam olarak yerine oturmadığı açık olarak görülmüştür.
Bu nedenle tüm STK’lar toplum içinde STK İşlevinin yerleşmesi için ortak çaba göstermeli, bir STK olarak misyonlarını topluma son derece net ve iyi anlatmalıdırlar. Bir diğer önemli konu : anlatmanın yetmediği, STK’ların topluma misyonlarını “göstermeleri” gerektiği de ortaya çıkmıştır.
STK’ların misyonun çok önemli bir yönü toplumların önemli bir dinamizm kazanmış olmasıdır. Bu nedenle STK’lar toplumdaki bu hareketliliğin örgütlenmesi ve uygun düzenlemeler önermeleri açısından çok önemli ve esnek bir yapılanma modeli olarak görülmelidir.
2) Bir STK açısından misyonun ikinci bölümü ise misyon ifadesinin o STK’ya özel olan kısmıdır.
Bu bakış açısı ile bakıldığında Türkiye’de STK’ların misyon tanımı ve bunun topluma anlatılması özel sektör kuruluşlarından önemli derecede farklı olmak zorundadır.
Gönüllülerin Yönetimi
1) STK’larda Çağdaş ve Bilimsel Yönetim Metotlarının Uygulanması İçin Öneriler
- STK’larda Misyon, Vizyon, Hedef ve Amaçlar değişen koşullara göre güncelleştirilmeli
- Araştırma, geliştirme ve iletişim arttırılmalı
- STK’ lardaki başarılı örnekler ve Metotların incelenip kendi STK’larında uygulamalı
- STK’lar uyguladıkları çağdaş yönetim Metotlarını kullanarak edindikleri deneyimi paylaşmalı
- STK’ ların verimliliği için “ STK’ larda Toplam Kalite Yönetimi El Kitabı ” yazılmalı
- Gönüllüler arasından oluşturulacak çalışma komisyonlarıyla ürettikleri somut öneriler çağdaş çalışma Metotları ışığında güncelleştirilerek uygulanmalı
- Eğitim etkinliği artmalı,
- Çağdaş araç ve gereçlerin kullanılması için eğitim bütçesi oluşturulmalı
- STK’ larda profesyonelliğin ve bilimsel metotların gerekmesi nedeniyle uzmanlardan eğitim alınmalı
- Toplam kalite eğitimleri alınmalı
- STK’larda özdeğerlendirme yapılarak üye profili güncelleştirilmeli
- STK’ ların hangi konularda eğitim eksikliğinin olduğu saptanıp, giderilmeli
Özetle, STK’ların yönetim sistem-anlayışları, özellikle de insan kaynakları uygulamaları ve eğitim konularında modern, yaratıcı ve etkili önlemler geliştirmeleri gerektiği görülmektedir.
2) STK’ ların Kendisini İfade Etmesi İlk Temas Kuracak Kişilerin Hazırlıklı Olması Konusunda Öneriler
Tanıtım ve iletişim faaliyetleri çerçevesinde, STK’ların ana süreçlerinden (temel işlevlerinden) birisi olarak görmek gerektiği, STK’ların gerek mekan, gerek gönüllü adayları ile buluşma fırsat ve ortamlarını iyi tasarlaması gerektiği, tüm buluşma anlarının bir halkla ilişki faaliyeti ciddiyeti ve prensiplerinde yürütülmesi gerektiği görülmektedir.
Yine STK’ların gerçekleştirdiği çalışmaların kalitesinin (tasarım ve uygulama niteliği anlamında) önemli olduğu görülmektedir.
Proje Yönetimi
Proje bazlı çalışmanın esası işin önce zihinlerde gerçekleştirilmesi, daha sonra zihinlerde gerçekleştirilen projenin bu tablolarda gösterilen adımlardan tek tek geçirilerek kağıt üzerine aktarılması ve ikinci aşamada kağıt üzerinde tamamlanması, yani planlanması, en son adımda projenin icrasına geçilmesidir.
Projenin icrası sırasında önceden oluşturulmuş planlar çalışmaların yönlendirilmesi, koordinasyonun sağlanması ve detaylı planların yapılmasını mümkünleştirecektir. Özellikle çok sayıda kişinin çalıştırılacağı durumlarda planların tam ve eksiksiz olması bir şarttır. Aksi takdirde uygulamalar etkin ve verimli olmayacaktır. Bu durum hem “müşteri” konumundaki kişiler, hem de çalışanlar için oldukça sıkıcı olacaktır.
Özellikle gönüllülerin çalıştığı durumlarda bu tür planlama hata ve yetersizliklerinin çok daha önemli ve kritik bir faktör olarak algılanacağı unutulmamalıdır.
Ortaya konan bu proje sürecini kendisine adapte etmek isteyen kuruluşlar kendilerine uygun gördükleri adımları (adım ve alt adımları) önce seçmeli, daha sonra bu faaliyetlerin nasıl gerçekleştirileceği üzerine sade “iş akış diyagramları”nı ilişkili “formları” ile birlikte tasarlamalıdırlar.
STK’lar aslen son derece esnek yapılardır. Proje bazlı çalışma ve örgütlenme bu nedenle STK’lara çok uygun bir yapılanma modelidir. Buradaki en önemli sorun bu tür bir sistemin donanımlı ve becerili kişilere ihtiyaç duymasındadır.
Bu durumda STK’ların proje yönetimi konusunda etkili bir eğitim süreci oluşturmaları durumunda toplumun insan kaynağı potansiyelini çok daha etkin bir şekilde harekete geçirecekleri görülüyor.
Proje bazlı yönetimin örgütsel ve insan kaynakları boyutlarına ilave olarak bir diğer önemli boyutu da sistemseldir. Yani proje bazlı çalışma aslında bir sistemdir : bir planlama, değerlendirme, kontrol ve öğrenme sistemi. Bu şekli ile bakıldığında proje bazlı çalışma için proje adları, sorumluları, terminleri ve bunların yazılı olduğu kitapçıklar yeterli gözükmemektedir.
Tüm yönetim anlayış ve uygulamalarının buna göre düzenlenmesi ve sürekli geliştirilmesi gereklidir.
İşbirlikleri
Bu çalışma aracılığı ile STK’ların bireysel ve toplu olarak etkinliklerini arttırması açısından bireysel ve toplu inisiyatiflerin gerektiği görülmektedir.
Öncelikle STK’ların hedef kitlelerini, yaptıkları/yapacakları çalışmaları, hedeflerini iyi tanımlamaları gerekmektedir. Bunun olmaması durumunda birden çok yapının belli bir işbirliğine girmesi mümkün olmayacaktır. Yine bu anlamda ilkeler, etik değerler, yönetim tarzı, kaynaklar ve yapı da STK’ların işbirliğine girmesi açısından önemli konular olarak gözükmektedir.
STK’ların etkinliği açısından STK’lar arası ve STK-Kamu işbirliği konuları da önemli konular olarak öne çıkmıştır. İşbirliğinin oluşması ve sinerji yaratılması açısından yine STK’ların öncü olması, işbirliği yapılacak üst yapılar oluşturulması ve bu üst yapılarda halkın destek ve katılımını arttırmaya yönelik, kamuyu işbirliğine teşvik edici önlem ve projeler üretilmesi için çalışılması fikri parça parça ortaya konulmuştur.
Kaynakların Yönetimi
Operasyonel tanım, sorunun nedenlerinin analizi ve çözüm üretimi bölümlerinde önemli noktalar ortaya konmuştu. Bu noktalara yeniden toplu olarak değerlendirecek olursak aşağıdaki noktalar öne çıkmaktadır :
STK’ların misyonları gereği toplumun ihtiyaçlarına yönelik teşhis ve öneriler yapmaları noktasında idik. Bir STK’nın buna göre daha fazla kaynak alabilmesinin çeşitli faktörlere bağlı olduğu biliniyordu. Bu faktörler çok çeşitlidir. Ancak burada çalışma grubu bilimsel bir yaklaşımla çalışarak, rasyonel bir perspektiften durumu değerlendirmişler ve belli kriterler ortaya koymuşlardır. Bu çerçevede,
- Toplumun ihtiyaçlarına yönelik yüksek katma değerli bir proje (çarpan etkisi büyük),
- Etkili bir şekilde örgütlemiş,
- Etkili bir şekilde katılımı sağlayan,
- Projelerini etkili yürüttüğü bilinen,
- Çalışmalarını etkili bir şekilde duyuran,
- Kaynaklarını etkin kullandığını destekçilerine gösteren bir STK
mutlaka gerekli kaynakları yukarıdaki kriterleri gerçekleştirmesi ile doğru orantılı bir kaynak alabilecektir.
Ancak bu çalışmada iki noktanın altı tekrar tekrar çizilmelidir. Bunlardan ilki “gönüllü kaynaklarının etkin yönetimi” ve ikincisi ise “sanıldığı gibi imajın kaynağı değil, esasen performansın imaj ve kaynağı getirdiği” noktasıdır.
Tablo-4, yukarıda sıralanan konularda bir STK’nın kendisini değerlendirmesi için bir başlangıç noktası olabilecek başlık ve fikirleri içermektedir. Bu çerçevede yapılmak istenenler ve bunları engelleyen olumsuzlukların varlığını bu fikirler ışığında STK’lar sorgulamalı ve önlemler geliştirmelidirler.
Edwards Deming, Krizden Çıkış (Out Of The Crisis) adlı kitabında yüksek hedefler koymanın performansı arttırmayacağını, keza geçen yılki sonuçlara neden olan faktörlerin ortadan kaldırılmadıkça ya da iyileştirilmedikçe bu yıl ve bundan sonraki yıllarda da aktif olacağını söylemiştir.