Üçüncü bir göz her zaman iyidir!
Toplantı Öncesinde 70 Kişiden Görüş Toplayın. Bir Haftada. Raporuyla Birlikte.
SORUN: Konu Önemli, Herkes Düşünmeli, Fikrini Söylemeli!
Konu önemli, herkesin görüşü alınmalı. Toplantı organize ediyorsunuz. Takvimler zor uyuşuyor veya bazıları katılamıyor. Katılanların bir kısmı zor yetişiyor, bir kısmının aklı diğer işlerde.
Nihayet toplanıyorsunuz — ama 3 kişi konuşuyor, 12 kişi dinliyor. Toplantı bitiyor, karar çıkmıyor. Bir dahaki toplantı planlanıyor.
Raporlama aşamasına gelindiğinde kim yazacak, ne zaman yazacak sorusu başlıyor. Haftalar geçiyor. Konu soğuyor.
Bu döngü size tanıdık geliyorsa, sorun toplantıda değil, doğru araç seçiminde.
ÇÖZÜM: Online Anketle Karar Toplantısı Hazırlığı Yapın!
Online anket yöntemi, görüş ve fikir toplamak söz konusu olduğunda toplantının yapamadığı şeyleri yapar:
✓ Farklı şehirlerdeki 70 kişiye aynı anda ulaşırsınız.
✓ Herkes kendi zamanında, kendi hızında düşünür ve cevap verir.
✓ Çekingen olan da, baskın olan kadar söz hakkı alır.
✓ Kimse “toplantıda aklıma gelmedi” diyemez, sorular önünde durur.
✓ Sonuçlar tam raporlanır, raportör özeti değil! Gerçek veri!
Ve en önemlisi: toplantıdan önce yapıldığında, toplantı sadece uyumsuzluklar üzerinde geçer. Kararlar hızlanır. Süreler kısalır. Herkes hazırlıklı gelir.
Anket Yönteminin Etkili Kullanım Alanları
İŞ SÜRECİ ANALİZİ
Mevcut süreçlerde neyin işe yarayıp neyin işe yaramadığını tüm ekipten sistematik biçimde öğrenin.
PERİYODİK PROJE DEĞERLENDİRME
Her aşama sonunda ekibin gerçek görüşlerini ölçün. Sapmalar erken görünür, düzeltme maliyeti düşer.
MEMNUNİYET VE PERFORMANS ANALİZİ
Çalışan, müşteri veya paydaş memnuniyetini anonim ve güvenilir biçimde ölçün.
DURUM ANALİZİ VE ÖNCELİKLENDİRME
“En acil sorunumuz ne?” sorusuna 70 kişiden yapılandırılmış veri toplayın, bir hafta içinde.
ÇÖZÜM ÖNERİSİ TOPLAMA
Sadece sorunu değil, çözüm fikirlerini de sistematik biçimde derleyin.
Ortak nokta: Çok sayıda kişiden, kısa sürede, sistematik bilgi toplamak. Bu tanım size uyuyorsa anket yöntemi doğru araçtır.
FAYDA/MALİYET ANALİZ ÖRNEĞİ : 70 Katılımcı 5-6 konu Başlığı
KLASIK TOPLANTI SENARYOSU
Herkese ortak zaman bulmak zor olacağı için 7 ila 10ar katılımcılı 10 ila 7 toplantı organize edilir. Herkes sıra ile başlıklarla ilgili düşüncelerini ifade eder. Her toplantıda bir not alan olur. Daha sonra toplantı oordinatörü bunları derler ve raporlar.
Süreç· 1 haftadan uzun sürer, ama sonrasında rapor o hafta çıkar ama toplantıda konuşulanların çok azı yazılmıştır. İnsanlar düşüncelerini orada göremezler.
Toplam yatırım: 270 adam.saat. Ama konuşulanlar kayboldu. En kötüsü insanlar dinlenmedirlerini, fikirlerinin “önemsenmediğini” düşünür. Toplantıyı talep eden yönetici ise “yine aynı fikirler, yeni bir fikir yok!” der.
ONLİNE ANKET SENARYOSU
1 Gün Tasarım sonrasında anket online yayınlanır. 3 gün içinde herkes uygun olduğu zamanda, kahvesini, çağını içerken rahat rahat fikirlerini 20-25 dakikada tüm soruların altına girer.
Toplantı uzamamış, trafikte zaman kaybetmemiş ama daha önemlisi tüm fikirlerini tam olarak yazmıştır.
Analiz Sentez 3 günde raporlar ve teslim eder. Herkes kendi fikirlerini ve öne çıkan noktaları netlikle görür. Artık ekip birlikte karar vermek için hazırdır.
Şirket sadece 1 gün hazırlık yapmıştır. Herkesin fikri alınmış, net karar zemini oluşmuştur.
Kazanç: 258 adam.saat, aynı 70 kişiyle, üstelik her fikir alınmış ve karar aşamasında karar vericilerin önünde yazılı halde!
🗓 Klasik Toplantı
Bildiğiniz yöntem, bildiğiniz sonuç
✗En iyi ihtimalle 3, ortalama 5–7 toplantı —
aynı çıktıya ulaşmak için.
✗Çoğu durumda çalıştay düzeyinde bir çıktıya
hiçbir zaman ulaşılamaz.
✗Konuşulsa bile bulguları rapora dönüştürecek
yetkinlik genellikle masada yoktur.
✗İç ekip tarafsız kalamaz; kalsa bile
organizasyonu buna inandıramaz.
SONUCA ULAŞMA OLASILIĞI~%15–20
İLE
🎯 Anket Uygulaması
1 gün · 1 kolaylaştırıcı · 1 rapor
✓Tek günde yapılandırılmış çıktı — karar,
önceliklendirme, yol haritası.
✓Profesyonel kolaylaştırıcı sayesinde herkesin
sesi duyulur, baskın karakterler dengelenir.
✓Çıktılar aynı gün raporlanır — doktora
düzeyinde analitik yazım yetkinliğiyle.
✓Bağımsız & tarafsız bir üçüncü göz — sonuçlar
güvenilir, savunulabilir.
SONUCA ULAŞMA OLASILIĞI~%90+