Toplantı verimsizliğinin kanıksanmış kayıpları

Şirketler bilgi birikimini toplantılarla karar, aksiyon, fayda ve nakde dönüştürür. Durum analizi, önceliklendirme, çözüm geliştirme ve planlama için farklı uzmanlıkları bir araya getiren temel araç toplantıdır ve çoğu kez birçok kayba neden olur!

Tanıdık gelecektir: Uzayan toplantılar, oluşmayan kararlar, tekrarlayan ama ilerlemeyen toplantılar zaman, enerji ve fırsatlar kaybettirir.

Irving Janis bu kayıpların kaynağını 1972'de grup düşüncesi (groupthink) olarak tanımladı: uyumu koruma arzusu eleştirel değerlendirmeyi ve farklı fikirleri bastırır, odada uzlaşı görünür ama gerçekte yoktur. Elli yıldır bilinen bu olgu şirketlerde hâlâ "toplantılar böyledir" diye kabul görüyor. Bu bir öğrenilmiş çaresizliktir. Bedelini şirket zaman, enerji ve fırsat olarak; çalışan ise aidiyet, yaratıcılık ve motivasyon olarak öder.

Oysa kader değildir. Toplantıyı yedi aşamalı bir karar üretim süreci olarak ele alıyoruz ve her aşamayı aksatan etkinin bilimde bir adı var. Analiz Sentez kurucusu Tunç Çelik'in 1994–1998 yılları arasında geliştirdiği Çalıştay™ yöntemi, bu aşamaların her birini güvenceye almak için kurgulandı; 1997'deki ilk uygulamadan bu yana toplantıların tam bu noktalarda aksamasını önlüyoruz:

• Hazırlıkta amaç netleşir, görüşler toplantıdan önce bireysel ve anonim toplanır (Amaç · Girdi);
• uygulamada bağımsız moderasyon ve sentezle, görünen uzlaşı gerçek bir anlayış birliğine dönüşür (Odak · Karar · Kalıcılık);
• raporlamada kararlar sorumlusu, gerekçesi ve elenen alternatifleriyle kayda geçer (Sahiplik · Hafıza).